Procedimentos
A primeira etapa da avaliação documental é a orientação dos membros da CPAD/UFSC. O setor com a documentação a ser avaliada deverá solicitar agendamento de visita da CPAD/UFSC pelo Portal de Atendimento Institucional.
A CPAD/UFSC orientará em relação aos prazos de guarda de cada de documentos, conforme a classificação que recebam, e à destinação final, que poderá ser a guarda permanente no Arquivo Central ou eliminação.
Procedimentos para a Eliminação de Documentos Institucionais
Após o atendimento, o setor que custodia a documentação faz a seleção dos documentos passíveis de eliminação, de acordo com a orientação dada pela CPAD, e preenche o formulário “Listagem de Eliminação de Documentos”. A Listagem tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. Antes do preenchimento, consulte a normativa “Procedimentos para preenchimento dos campos da Listagem de Eliminação de Documentos”. A Listagem deve ser encaminhada pelo setor para o e-mail da CPAD/UFSC (tabelatemporalidade@contato.ufsc.br) em formato .doc para que se proceda à conferência e aprovação pela Comissão.
Listagem de Eliminação de Documentos
Formulário:Listagem de Eliminação de Documentos
Procedimento: Preenchimentos de Campos da Listagem de Eliminação de Documentos
Após a conferência e aprovação da Listagem pela CPAD/UFSC, o Responsável pela Seleção assina digitalmente (via Assina UFSC) e encaminha por e-mail para a CPAD/UFSC. Em seguida, a CPAD/UFSC arrecada as assinaturas digitais do(a) presidente da CPAD/UFSC, autoridade do órgão/entidade a quem compete aprovar (Pró-Reitor de Administração) e titular do órgão/entidade produtor/acumulador do Arquivo (Reitor(a)).
Na sequência, a CPAD/UFSC solicita a publicação de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União (DOU). Após 45 dias da publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, caso não haja manifestação de terceiros interessados na documentação, a CPAD/UFSC comunica ao setor, por e-mail, que a documentação poderá ser eliminada.
Só então pode ser realizada a eliminação por fragmentação manual (picotagem) ou mecânica dos documentos e elaborado o Termo de Eliminação de Documentos, sendo assinado digitalmente (via Assina UFSC) pelo responsável designado(a) para supervisionar e acompanhar a eliminação e o(a) presidente da CPAD/UFSC. O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação.
Termo de Eliminação de Documentos
Formulário: Termo de Eliminação de Documentos
Os procedimentos acima estão de acordo com a Resolução Nº 40, de 9 de dezembro de 2014 e alterações dadas pela Resolução Nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, que dispõem sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
Ressalta-se que a eliminação de documentos públicos sem passar pelos procedimentos acima é crime punível com reclusão de dois a seis anos e multa, conforme dispõe o art. 305 do Código Penal Brasileiro (instituído pelo Decreto-Lei Nº 2.848 de 7/12/1940).
