Competências
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, ( 2005, p. 53) CPAD é um ¨grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.”
Formada por servidores públicos efetivos, foi designada a primeira Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo por meio da Portaria nº 111/GR/88 , com prazo para atuação. A Portaria nº 244/GR/99, de 13 de maio de 1999 cria a primeira Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Em 2019, a Portaria Nº 493/2019/GR altera a Portaria 244/GR/99 e define as competências da Comissão.
São competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD/UFSC), conforme o artigo 2ª-A da Portaria Nº493/2019/GR:
“Art. 2º-A À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD/UFSC) compete:
I – definir, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD/UFSC, respeitando-se os prazos estabelecidos pelo Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, aprovada pela Portaria nº 47/2020 do Ministério da Justiça e Segurança Pública/Arquivo Nacional, de 20 de fevereiro de 2020.
§ 2º Os documentos relativos às atividades-fim serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD/UFSC, respeitando-se os prazos estabelecidos pelo Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), aprovado pela Portaria AN/MJ nº 092, de 23 de setembro de 2011, do Ministério da Justiça.
§ 3º Os documentos relativos às atividades-meio e atividades-fim não constantes das tabelas referidas no § 1º e no § 2º serão submetidos à CPAD/UFSC, que estabelecerá os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 4º A Tabela de Temporalidade de Documentos da UFSC é constituída pelos códigos das Tabelas constantes nos § 1º e § 2º, além dos documentos estabelecidos no § 3º.
§ 5º A CPAD/UFSC elaborará e enviará proposta ao Arquivo Nacional, para adaptações e atualizações dos instrumentos referidos no § 1º e no § 2º, de ofício ou a pedido do Arquivo Nacional.
§ 6º A CPAD/UFSC procederá à revisão periódica da Tabela de Temporalidade de Documentos da UFSC.
II – orientar a execução das decisões registradas na Tabela envolvendo eliminação, transferência, recolhimento e reprodução de documentos;
III – aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos e submetê-las às autoridades competentes – na UFSC, o Pró-Reitor de Administração; e no Arquivo Nacional, o Diretor Geral – para aprovação das mesmas;
IV – elaborar atas de aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos;
V – elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União e encaminhar cópia da publicação ao Arquivo Nacional;
VI – supervisionar as eliminações, que serão efetuadas por meio de fragmentação manual ou mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;
VII – supervisionar a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos, dar publicidade em portal ou sítio próprio e encaminhar uma cópia para o Arquivo Nacional;
VIII – propor critérios e aprovar a seleção de amostragem dos documentos em fase de eliminação, quando for o caso;
IX – propor a constituição de comissões especiais provisórias ou grupos de trabalho provisórios ou a colaboração de agentes públicos convidados para tratar de assuntos específicos relacionados à execução de suas competências;
X – manter o intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
XI – promover, junto aos setores que compõem a UFSC, a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão;
XII – fomentar, em âmbito institucional, a integração, a padronização de procedimentos e a modernização dos serviços de arquivo;
XIII – elaborar e rever, sempre que necessário, suas competências.”;
Para solicitar atendimento da CPAD/UFSC, consulte as normativas neste link
